Aanpassen gemeentehuis aan de eisen van de tijd
We willen een aantrekkelijke werkgever blijven in de nieuwe werkelijkheid na Corona. In de Coronaperiode werden medewerkers gedwongen thuis te werken en dat blijkt na Corona een blijvende wens. Dat vraagt om een andere manier van werken. Enerzijds besteden we daarom aandacht aan gewenst gedrag en de afspraken die daarvoor nodig zijn. Anderzijds willen we dit faciliteren met techniek en de inrichting van het gemeentehuis.
Het project begon onder de naam Werken post Corona en is later Hybride werken gaan heten. In 2023 is op basis van de visie (business) gekeken naar gewenst gedrag (behavior). Dit is in samenspraak met medewerkers verwoord in een document en vastgesteld. In vervolg daarop wordt een implementatieplan gemaakt. Vervolgens is een begin gemaakt met de vertaling van gewenst gedrag in hoe dat kan worden ondersteund met het gebouw (bricks) en de techniek (bytes). In 2024 zijn voorbereidingen getroffen voor het maken van een inrichtingsplan. Daartoe is een concept-opdracht voor een architect gemaakt. Dit inrichtingsplan is de basis zijn voor een vertaling naar techniek.
Hoe staat het met de planning?
In 2021 is de directieopdracht Werken post-corona vastgesteld. Deze opdracht omvatte 2 deelopdrachten, te weten het opstellen van een visie en het opstellen van een inrichtingsplan. De visie is in 2021 vastgesteld waarna werd gestart met het 2e deel het opstellen van een inrichtingsplan. Na het vaststellen van het inrichtingsplan zal de begeleiding van de herinrichting van het gemeentehuis plaatsvinden in de periode van 2024 – 2026.
In het voorbereidingsproces zijn de medewerkers betrokken om input te geven in de herinrichting. De medewerkers zijn daarbij vertegenwoordigd door de teammanagers.
In Q4 2024 en Q1 2025 is een inventarisatie en programma van wensen opgesteld door een binnenhuisarchitect wat vervolgens heeft geresulteerd in een voorlopig en uiteindelijk een definitief ontwerp. Het definitief ontwerp is voorgelegd aan de gemeenteraad, college, directie en een nader te bepalen projectgroep bestaande uit directie, teammanagers, OR en medewerkers.
Uitvoering van het herinrichtingsplan is vanaf Q3 2025 en heel 2026. De uitvoering omvat ook verhuisbewegingen, maar om het gebouw zoveel mogelijk te kunnen blijven gebruiken tijdens de herinrichting blijft ongeveer 75% van de kantooromgeving beschikbaar. Hiervoor zal een verhuisplan worden opgesteld.
Wat zijn de mijlpalen en risico's?
Aanbesteding van de herinrichting heeft in Q2 van 2025 zijn beslag gekregen.