Omschrijving (toelichting)
Artikel 14
De paragraaf over de bedrijfsvoering geeft inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens.
De strategische visie geeft richting aan de bedrijfsvoering. Het koersdocument organisatieontwikkeling is een meer concrete doorvertaling van de ontwikkelkoers. In het organisatiebesluit zijn de structuur, de bevoegdheden en verantwoordelijkheden vastgelegd. Het mandaatbesluit regelt de mandatering van (college) bevoegdheden naar medewerkers.
Organisatieontwikkeling
Sinds 2017 werkt de organisatie in de huidige structuur. We werken vanuit een organisatiekoers met vijf ambities. Deze 5 ambities zijn: we gaan voor meerwaarde voor en met onze inwoners, voor werkplezier, voor een gezonde, veilige en open werksfeer, voor samen en integraal en we gaan voor eigenaarschap en persoonlijk leiderschap. In 2025 hebben we een start gemaakt met het door ontwikkelen van onze organisatie. Het management heeft belangrijke stappen gezet in rolduidelijkheid en het bijdragen aan de opgaven die er liggen. Dit doen we volgens het principe 'van Raad naar Straat' (en van Straat naar Raad). Daarnaast zijn we aan de slag gegaan met werkdruk(beleving) en hebben we geïnvesteerd in de informele ontmoetingsmomenten. Nu we steeds groter worden en de opgaven complexer worden merken we dat samenwerken voor en met onze inwoners steeds belangrijker wordt. Het informeel ontmoeten van collega's draagt bij aan het formeel samenwerken.
Strategisch personeelsbeleid
Als werkgever is het belangrijk dat we ons goed blijven positioneren op de complexe arbeidsmarkt. Daarnaast wordt ingezet op flexibiliteit, mobiliteit en vitaliteit. We willen hiermee niet alleen een aantrekkelijke werkgever blijven maar ook de talenten van ons personeel optimaal benutten. Onderwerpen die passen bij een moderne werkgever. We slagen er tot nu toe nog steeds in om onze vacatures te vervullen, maar dit blijft ook naar de toekomst een aandachtspunt, ook om er voor te zorgen dat we niet steeds meer afhankelijk worden van externe inhuur waarmee ook de kennis in eigen huis verdwijnt. We hebben ons werkgevers-merk 'Anders dat je denkt' gelanceerd en ons arbeidsmarktcommunicatie hierop aangepast. We ontvangen hierover positieve reacties van sollicitanten.
We hebben hybride werken omarmd waarbij er een goede balans is tussen werken op de kantoorwerkplek en de thuiswerkplek en een goede balans tussen digitaal overleggen en fysiek overleggen. We zijn daarom gestart met het aanpassen van het gemeentehuis zodat het hybride werken goed wordt ondersteund en het gebouw aansluit bij de verdere organisatieontwikkeling. De eerste ruimten zijn opgeleverd en de nieuwe manier van werken wordt conceptueel ingevoerd. Afhankelijk van de werkzaamheden die je uitvoert kun je een ruimte kiezen om in te werken. We hanteren hierbij het principe Rust, Ruis en Bruis.
Dienstverlening
De visie: "Samenwerken met en voor de inwoners van Rijssen-Holten" met het daarbij behorende uitvoeringsprogramma is vastgesteld. De daarin vastgestelde uitgangspunten zijn: 1) Wij helpen onze inwoners opeen manier die aansluit bij hun behoeften 2) Wij kijken naar mogelijkheden en denken in oplossingen met en voor onze inwoners 3)Wij zeggen wat we doen en doen wat we zeggen in duidelijke taal . We hebben een projectleider aangesteld die, samen met het management, een belangrijke rol heeft in het realiseren van het uitvoeringsprogramma. Om dit uitvoeringsprogramma te onderbouwen is een eerste stap gezet met het opstellen van duidelijke servicenormen. Met het oog op ons klantcontact verzamelen en benutten we data om onze dienstverlening te optimaliseren. Daarnaast werken we aan een ontvangsthal waarin de inwoner en de dienstverlening centraal staan.
Digitale Strategie
Bij het thema informatie en technologie staan we binnen onze gemeente voor een aantal belangrijke keuzes. Deze hebben betrekking op digitaal samenwerken, digitale dienstverlening, software-architectuur, datagedreven werken en het minimaliseren van risico op hacks en datalekken.
In 2025 ligt er een Digitale Strategie met tenminste de volgende onderdelen:
• een schets van de belangrijkste trends (zowel technologisch als wettelijk en maatschappelijk);
• de waarden die daarbij voor onze organisatie van belang zijn;
• de bijbehorende doelstellingen voor de komende 4 jaren;
• hoe deze doelstellingen op hoofdlijnen worden behaald.
Toezicht en verantwoording.
Decentralisatie van wetgeving legt een grotere belasting en verantwoordelijkheid op onze bedrijfsvoering. Het blijven voldoen aan de steeds zwaarder wordende eisen van een goede bedrijfsvoering blijft een forse uitdaging. Op verschillende onderwerpen zoals inkoop en aanbesteding, privacy en informatiebeveiliging, rechtmatigheidsverantwoording hebben we ook te maken met een toename van complexiteit en verzwaring van eisen. Eisen die ook regelmatig wijzigen.
Regelmatig monitoren en genereren van managementinformatie en sturingsinformatie krijgt steeds meer aandacht. De participatie van de samenleving betekent extra inzet en begeleiding van processen. Denk hierbij ook aan de invloed en het gebruik van sociale media. Het groeiend takenpakket vergt meer afstemming, ook regionaal. De overhead neemt dus toe.
Meer in control betekent ook dat we planningen halen en bij extra opdrachten tijdig de gevolgen voor de planning in beeld brengen en herprioriteren. Het blijft ieder jaar weer een uitdaging om vastgestelde planningen te halen en daarnaast de niet geplande werkzaamheden op te pakken. We zijn daarbij steeds vaker ook afhankelijk van externe factoren. Bij projecten in het fysieke domein moet hier bijvoorbeeld gedacht worden aan netcongestie of beschikbaarheid extern personeel. Dit vergt veel van de flexibiliteit van medewerkers en planningen.
Onze toezichthouder, de provincie Overijssel, beoordeelt jaarlijks op een aantal indicatoren onze bedrijfsvoering. Het totaalbeeld van de provincie is als 'groen' beoordeeld. In 2025 heeft de provincie ons op vier van deze indicatoren als ‘groen’ beoordeeld. De andere indicatoren zijn beoordeeld als 'oranje'.
Samenwerking
Wij blijven de houding aannemen ‘lokaal wat kan en regionaal wat moet’. We blijven geloven in de kracht van de lokale uitvoering. Daarnaast sluiten we de ogen zeker niet voor de mogelijkheden van samenwerking. We zoeken de samenwerking wanneer we het zelf niet kunnen en/of wanneer het kosten bespaart en wanneer kwaliteit en kwetsbaarheid in het gedrang komen. Verder nemen we actief deel aan tal van regionale (afstemmings-)overleggen, waarbij we blijvend kritisch zijn op nut en noodzaak ervan.
Fraude, misbruik en oneigenlijk gebruik
De aandacht voor het thema fraude en integriteit neemt de laatste jaren steeds verder toe, onder andere vanuit de beroepsgroep van accountants (NBA). Het zorgt ervoor dat organisaties steeds vaker gevraagd wordt transparant te zijn in de visie, het beleid en het toezicht op het integer handelen in alle geledingen van de organisatie. Dat gaat dus niet alleen over fraude, maar ook over misbruik en oneigenlijk gebruik, het hanteren van gedragscodes en de naleving van andere regelgeving.
Ieder jaar wordt een jaarverslag integriteit opgesteld. Hierin wordt verantwoording gegeven van de uitgevoerde acties. Ook in 2025 is op verschillende wijze aandacht besteed aan dit thema. Er is een externe vertrouwenspersoon integriteit en ongewenst gedrag. Ook zijn er 3 interne contactpersonen. Bij de nieuwe medewerkers is de ambtseed/belofte afgenomen. Deze ceremonie draagt bij aan de bewustwording van de bijzondere positie die een ambtenaar heeft.
Concerncontrol maakt bij het opstellen van het jaarlijkse audit plan zelf een inschatting van de frauderisico’s binnen de organisatie en vormt zich een beeld van de maatregelen van interne beheersing die onze organisatie heeft getroffen om mogelijke fraudes te voorkomen en te toetsen of deze maatregelen effectief zijn. Enkele jaren geleden is door een externe deskundige een fraudepreventieonderzoek uitgevoerd wat heeft geleid tot verbetervoorstellen die inmiddels in uitvoering zijn. Er is een update van dit onderzoek uitgevoerd door een frauderisico-analyse van de meest kwetsbare processen. Voor fraude is deze gangbare definitie gebruikt: een opzettelijke handeling door een of meer leden van het management, met governance belaste personen, werknemers of derden, waarbij gebruik wordt gemaakt van misleiding teneinde een onrechtmatig of onwettig voordeel te verkrijgen. Op basis van gesprekken met het verantwoordelijke management en vooral bij de proceseigenaren van processen met een frauderisico is nagevraagd of fraudes zijn geconstateerd, wat niet het geval is geweest.
De komende periode zullen we de zichtbaarheid van deze analyse en de hieruit voortvloeiende maatregelen in de organisatie en op bestuurlijk niveau verder vorm gaan geven. Dit wordt uitgewerkt in het jaarlijkse auditplan.