7. Paragraaf bedrijfsvoering

Artikel 14
De paragraaf over de bedrijfsvoering geeft inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens.

De strategische visie geeft richting aan de bedrijfsvoering. Het koersdocument organisatieontwikkeling is een meer concrete doorvertaling van de ontwikkelkoers. In het organisatiebesluit zijn de structuur, de bevoegdheden en verantwoordelijkheden vastgelegd.
Het mandaatbesluit regelt de mandatering van (college) bevoegdheden naar medewerkers. 

Sinds 2017 werkt de organisatie in de huidige structuur. Een platte structuur met minder leidinggevenden ondersteunt de gewenste eigen verantwoordelijkheid van medewerkers. Na een evaluatie wordt het werken binnen de huidige structuur de komende jaren verder geoptimaliseerd. Er is extra aandacht voor de rol van de teammanagers en er wordt gewerkt vanuit een meer duidelijk kader door het beter neerzetten van de kernwaarden van onze organisatie.  De nadruk blijft liggen op een platte organisatiestructuur en verantwoordelijkheid c.q. eigenaarschap bij medewerkers. 

Organisatieontwikkeling
Sinds 2017 werkt de organisatie in de huidige structuur. We werken vanuit een organisatiekoers met vijf ambities. Deze 5 ambities zijn: we gaan voor meerwaarde voor en met onze inwoners, voor werkplezier, voor een gezonde, veilige en open werksfeer, voor samen en integraal en we gaan voor eigenaarschap en persoonlijk leiderschap. De organisatie heeft een platte structuur. Deze structuur ondersteunt de gewenste eigen verantwoordelijkheid van medewerkers. In 2023 is er een evaluatie van de organisatieontwikkeling geweest. Dit is niet alleen een evaluatie geweest onder medewerkers, maar ook is met externe samenwerkingspartners geweest hoe zij tegen de organisatie aankijken.  De uitkomsten van deze evaluatie worden gebruikt voor de verdere doorontwikkeling van de organisatie in 2024. 

Strategisch personeelsbeleid
Het strategisch personeelsbeleid 2021 tot 2025 is vastgesteld. De activiteiten die hierin zijn opgenomen moeten ons als werkgever goed blijven positioneren op de complexe arbeidsmarkt. Daarnaast wordt ingezet op flexibiliteit, mobiliteit en vitaliteit. We willen hiermee niet alleen een aantrekkelijke werkgever blijven maar ook de talenten van ons personeel optimaal benutten. Onderwerpen die passen bij een moderne werkgever. We slagen er tot nu toe nog in om onze vacatures te vervullen, maar dit blijft voor de komende tijd wel een aandachtspunt om er ook voor te zorgen dat we niet steeds meer afhankelijk worden van externe inhuur waarmee ook de kennis in eigen huis verdwijnt.  
  
We hebben grote stappen gemaakt in het tijd en plaatsonafhankelijk (thuis) werken en dus ook het digitaal werken en digitaal overleggen. We hebben gekozen voor een vorm van hybride werken waarbij er een goede balans is tussen werken op de kantoorwerkplek en de thuiswerkplek en een goede balans tussen digitaal overleggen en fysiek overleggen. We gaan het gemeentehuis aanpassen zodat het hybride werken goed wordt ondersteund en dat het gebouw aansluit bij de verdere organisatieontwikkeling. 

Toezicht en verantwoording

Decentralisatie van wetgeving legt een grotere belasting en verantwoordelijkheid op onze bedrijfsvoering. Het blijven voldoen aan de steeds zwaarder wordende eisen van een goede bedrijfsvoering blijft een forse uitdaging. Op verschillende onderwerpen zoals inkoop en aanbesteding, privacy en informatiebeveiliging hebben we ook te maken met een toename van complexiteit en verzwaring van eisen. Eisen die ook regelmatig wijzigen. 
Regelmatig monitoren en genereren van managementinformatie en sturingsinformatie krijgt steeds meer aandacht. De participatie van de samenleving betekent extra inzet en begeleiding van processen. Denk hierbij ook aan de invloed en het gebruik van sociale media. Het groeiend takenpakket vergt meer afstemming, ook regionaal. De overhead neemt dus toe. 

Meer in control betekent ook dat we planningen halen en bij extra opdrachten tijdig de gevolgen voor de planning in beeld brengen en herprioriteren. Het blijft ieder jaar weer een uitdaging om vastgestelde planningen te halen en daarnaast de niet geplande werkzaamheden op te pakken. Dit vergt veel van de flexibiliteit.
Onze toezichthouder, de provincie Overijssel, beoordeelt jaarlijks op een aantal indicatoren onze bedrijfsvoering. De afgelopen jaren heeft de provincie ons op alle indicatoren ‘groen’ beoordeeld. We zijn hierin redelijk uniek in Overijssel. Uiteraard proberen we deze lijn vast te houden.
Met ingang van de jaarrekening 2023 legt het college zelf verantwoording af over de rechtmatigheid van het gevoerde bestuur (zie hierna). De accountant beperkt zich tot een oordeel over de getrouwheid. 

Samenwerking
Wij blijven de houding aannemen ‘lokaal wat kan en regionaal wat moet’. We blijven geloven in de kracht van de lokale uitvoering. Daarnaast sluiten we de ogen zeker niet voor de mogelijkheden van samenwerking. We zoeken de samenwerking wanneer we het zelf niet kunnen en/of  wanneer het kosten bespaart en wanneer kwaliteit en kwetsbaarheid in het gedrang komen. Verder nemen we actief deel aan tal van regionale (afstemmings-)overleggen, waarbij we blijvend kritisch zijn op nut en noodzaak ervan.

Fraude, misbruik en oneigenlijk gebruik
De aandacht voor het thema fraude en integriteit neemt de laatste jaren steeds verder toe, onder andere vanuit de beroepsgroep van accountants (NBA). Het zorgt ervoor dat organisaties steeds vaker gevraagd wordt transparant te zijn in de visie, het beleid en het toezicht op het integer handelen in alle geledingen van de organisatie. Dat gaat dus niet alleen over fraude, maar ook over misbruik en oneigenlijk gebruik, het hanteren van gedragscodes en de naleving van andere regelgeving.
 
Ieder jaar wordt een jaarverslag integriteit opgesteld. Hierin wordt verantwoording gegeven van de uitgevoerde acties. Ook in 2023 is op verschillende wijze aandacht besteed aan dit thema. Er is een externe vertrouwenspersoon integriteit en ongewenst gedrag.  Ook zijn er 3  interne contactpersonen.  Bij de nieuwe medewerkers is de ambtseed/belofte afgenomen. Deze ceremonie draagt bij aan de bewustwording van de bijzondere positie die een ambtenaar heeft. 

Concerncontrol maakt bij het opstellen van het jaarlijkse audit plan zelf een inschatting van de frauderisico’s binnen de organisatie en vormt zich een beeld van de maatregelen van interne beheersing die onze organisatie heeft getroffen om mogelijke fraudes te voorkomen en te toetsen of deze maatregelen effectief zijn. Enkele jaren geleden is door een externe deskundige een fraudepreventieonderzoek uitgevoerd wat heeft geleid tot verbetervoorstellen die inmiddels in uitvoering zijn. Voor fraude is deze gangbare definitie gebruikt: een opzettelijke handeling door een of meer leden van het management, met governance belaste personen, werknemers of derden, waarbij gebruik wordt gemaakt van misleiding teneinde een onrechtmatig of onwettig voordeel te verkrijgen. Op basis van gesprekken met het verantwoordelijke management en vooral bij de proceseigenaren van processen met een frauderisico is nagevraagd of fraudes zijn geconstateerd, wat niet het geval is geweest.
 
In lijn met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording, waar het thema misbruik & oneigenlijk gebruik een van de beoordelingscriteria is, zullen we de komende periode de zichtbaarheid van deze analyse en de hieruit voortvloeiende maatregelen in de organisatie en op bestuurlijk niveau verder vorm gaan geven. Dit wordt uitgewerkt in het jaarlijkse auditplan.

Sinds de inwerkingtreding van de Woo zijn er de nodige maatregelen getroffen. Zo hebben de betrokkene medewerkers die vaak te maken krijgen met Woo verzoeken (beleidsmedewerkers, juristen) bijgeschoold met een presentatie. Ook is er een handleiding Woo geschreven. Een er is een uitgebreide informatiepagina op het intranet geplaatst met infographics.  Conform de wet is er een contact functionaris Woo.

Passief
In 2023 zijn er 16 verzoeken om informatie ingediend.  De verzoeken zijn als volgt behandeld:
- Informeel (informatieverzoek): 1
- buiten behandeling gesteld: 5
- afgewezen: 3
- toegekend: 4
- ingetrokken: 3
Reden voor buiten behandeling nemen zijn divers van aard. Zo kan het verzoek verkeerd geadresseerd zijn of is de manier van indienen incorrect (zonder herstel). Redenen voor afwijzing zijn afwijzingsgronden op basis van de wet (artikel 5.1 & 5.2 Woo) of het feit dat er geen documenten zijn aangetroffen. In één enkel geval is misbruik van recht geconstateerd. Ook dit verzoek is buiten behandeling gesteld.

Verleende Woo-verzoeken worden op de website gepubliceerd. In de ontvangstbevestiging wordt vermeld dat het dossier wordt gepubliceerd. 

Actief
Wat betreft actieve openbaarmaking zijn er diverse categorieën vanuit de Woo die al actief openbaar gemaakt worden. Hierbij moet gedacht worden aan organisatiegegevens, vergaderstukken en verslagen van de raad (momenteel nog met uitzondering van ter behandeling ingekomen stukken) alsook die van het bestuur. Daarnaast is dit ook het geval voor wet- en regelgeving van algemene verbindende aard.

Nadat het platform PLOOI vorig jaar per direct werd gestopt, moest de gemeente zelf op zoek naar een publicatiemogelijkheid. In 2023 hebben wij een Woo-portaal live gebracht waar de toegekende passieve Woo-verzoeken worden gepubliceerd. Dit portaal is bereikbaar via de volgende link https://www.rijssen-holten.nl/woo-verzoeken/. In dit kader hebben we ook het proces voor anonimiseren via de nieuwe applicatie geborgd.

in artikel 189, lid 3 van de Gemeentewet is bepaald dat ten laste van de gemeente lasten en daarmee overeenstemmende balansmutaties worden genomen tot de bedragen die hiervoor op de begroting zijn gebracht. Hogere dan in de begroting opgenomen lasten en daarmee samenhangende balansmutaties zijn dan ook onrechtmatig. Voor de baten geldt dat deze als onrechtmatig worden beschouwd indien afwijkingen gedurende het begrotingsjaar wel al bekend zijn of behoorden te zijn bij de ambtelijke organisatie/college, maar niet tijdig tot een aanpassing van de begroting hebben geleid.

Analyse op lastenniveau                         bedragen x1000
Programma	Geautoriseerde begroting	Werkelijk	Onder/overbesteding	Bruto onrechtmatigheid op programmaniveau	specificatie overschrijding	Wordt gecompenseerd door  direct gerelateerde hogere baten	Saldo	Overschrijding op openeinde regeling?	Past binnen bestaand beleid	Netto onrechtmatigheid
1. Inwoners, Organisatie en Bestuur	4.410	4.473	Overbesteding	63	Bestuursorganen.	ja, vrijval voorziening. zie toelichting programma 1	373	n.v.t.	n.v.t.	0
2. Jongeren en Onderwijs	19.129	20.387	Overbesteding	1.258	Voorziening op openbaar onderwijs	1. ja, vertekend beeld; Per abuis is beschikking over voorziening als een negatieve last geraamd. 2. zie toelichting programma 2	34	n.v.t.	n.v.t.	0
3. Samen Zorgen	18.743	17.985	Onderbesteding	758	n.v.t.	n.v.t.	n.v.t.	n.v.t.	n.v.t.	0
4. Cultuur en Sport	10.710	10.633	Onderbesteding	77	n.v.t.	n.v.t.	n.v.t.	n.v.t.	n.v.t.	0
5. Ondernemen en Werk	17.076	15.874	Onderbesteding	1.202	n.v.t.	n.v.t.	n.v.t.	n.v.t.	n.v.t.	0
6. Wonen, Recreëren en Veiligheid	9.449	8.420	Onderbesteding	1.029	n.v.t.	n.v.t.	n.v.t.	n.v.t.	n.v.t.	0
7. Wijken	16.487	16.462	Onderbesteding	25	n.v.t.	n.v.t.	n.v.t.	n.v.t.	n.v.t.	0
15. Algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien	1.258	1.303	Overbesteding	45	Betreft onvoorziene uitgaven	ja	1.094	n.v.t.	ja	0
20. Indirecte producten	18.371	18.078	Onderbesteding	293	n.v.t.	n.v.t.	n.v.t.	n.v.t.	n.v.t.	0
Resterend onrechtmatig				1.366			0			0

 

Analyse op batenniveau                         bedragen x1000
Programma	Geautoriseerde begroting	Werkelijk	over-/onderschrijding	Bruto onrechtmatigheid op programmaniveau	Specificatie onderschrijding	Past binnen bestaand beleid	Netto
1. Inwoners, Organisatie en Bestuur	-846	-1.283	Overschrijding	436	n.v.t.	n.v.t.	0
2. Jongeren en Onderwijs	-470	-1.762	Overschrijding	1.292	n.v.t.	n.v.t.	0
3. Samen Zorgen	-8.517	-10.578	Overschrijding	2.061	n.v.t.	n.v.t.	0
4. Cultuur en Sport	-3.927	-3.617	Onderschrijding	- 309	Inkomsten zwembaden	nee, zie toelichting in programma.	-309
5. Ondernemen en Werk	-9.412	-8.368	Onderschrijding	-1.044	Kapitaaloverdrachten rijk bijstandsverlening	Ja, deze gelden zijn via het gemeentefonds ontvangen. En worden via de resultaatbestemming toegevoegd aan de reserve.	0
6. Wonen, Recreëren en Veiligheid	-3.210	-4.214	Overschrijding	1.004	n.v.t.	n.v.t.	0
7. Wijken	-9.703	-10.846	Overschrijding	1.143	n.v.t.	n.v.t.	0
15. Algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien	-83.107	-84.245	Overschrijding	1.139	n.v.t.	n.v.t.	0
20. Indirecte producten	-936	-1.235	Overschrijding	299	n.v.t.	n.v.t.	0
Resterend onrechtmatig				1.353			309

 

Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse weten regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

 

 

Inkoop en aanbestedingen

Bij het inkopen van diensten, leveringen of werken met een waarde boven het wettelijk bepaalde drempelbedrag zijn gemeenten volgens het Europees aanbestedingsrecht verplicht om deze opdrachten Europees aan te besteden. Dit wettelijke drempelbedrag ligt op €221.000 voor diensten en voor leveringen en werken op €5.538.000.

Ter controle hiervan wordt jaarlijks een spendanalyse uitgevoerd op de bestedingen over vier jaar op crediteurenniveau in combinatie met het soort opdracht (CPV-code).* Daarbij zijn onderstaande onrechtmatigheden geconstateerd.

 

Type	Bedrag x1000	Verklaring	Maatregel
Inhuur personeel (diensten) buiten de aanbestede contracten	€152	Inhuur ingezet om vacatures te vullen. Dit is buiten het aanbestede contract gebeurd. Onrechtmatigheid betreft bestedingen 2023 doorgelopen vanuit 2022	Inhuur in vervolg via aanbesteed contract.
Huur tijdelijke lokalen (leveringen)	€312	Er is geraamd onder de Europese aanbestedingsgrens, de inschrijfprijzen kwamen daar ruim boven. Er is gekozen om de opdracht toch te gunnen.	Bewustzijn creëren rondom een reële opdrachtwaardebepaling.
Totaal	€464

*Voor de spendanalyse wordt gebruik gemaakt van het financiële systeem. Dit systeem biedt geen overzicht op btw percentages per betaalregel. Hierdoor is een vierkantstelling niet volledig mogelijk. In de analyse is er een zekere mate van aanname in het btw percentage. Dit kan in beide richtingen resulteren in minimale afwijking van de totaalbedragen in bovenstaande tabel. In de analyse tot en met 2021 is deze onzekerheid niet aanwezig door het gebruik van een ander financieelsysteem.