Artikel 14
De paragraaf over de bedrijfsvoering geeft inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens.
De strategische visie geeft richting aan de bedrijfsvoering. Het koersdocument organisatieontwikkeling is een meer concrete doorvertaling van de ontwikkelkoers. In het organisatiebesluit zijn de structuur, de bevoegdheden en verantwoordelijkheden vastgelegd. Het mandaatbesluit regelt de mandatering van (college) bevoegdheden naar medewerkers.
Organisatieontwikkeling
Sinds 2017 werkt de organisatie in de huidige structuur. We werken vanuit een organisatiekoers met vijf ambities. Deze 5 ambities zijn: we gaan voor meerwaarde voor en met onze inwoners, voor werkplezier, voor een gezonde, veilige en open werksfeer, voor samen en integraal en we gaan voor eigenaarschap en persoonlijk leiderschap. De organisatie heeft een platte structuur. Deze structuur ondersteunt de gewenste eigen verantwoordelijkheid van medewerkers. In 2023 is er een evaluatie van de organisatieontwikkeling geweest. Dit is niet alleen een evaluatie geweest onder medewerkers, maar ook is met externe samenwerkingspartners geweest hoe zij tegen de organisatie aankijken. De uitkomsten van deze evaluatie worden gebruikt voor de verdere doorontwikkeling van de organisatie. Daarnaast worden sowieso een aantal belangrijke thema's meegenomen in de doorontwikkeling van de organisatie zoals: dienstverlening, participatie, communicatie en verbinding met de samenleving, integraal werken, omgaan met steeds complexer wordende opgaven en procesregie.
Strategisch personeelsbeleid
Het strategisch personeelsbeleid 2021 tot 2025 is vastgesteld. De activiteiten die hierin zijn opgenomen moeten ons als werkgever goed blijven positioneren op de complexe arbeidsmarkt. Daarnaast wordt ingezet op flexibiliteit, mobiliteit en vitaliteit. We willen hiermee niet alleen een aantrekkelijke werkgever blijven maar ook de talenten van ons personeel optimaal benutten. Onderwerpen die passen bij een moderne werkgever. We slagen er tot nu toe nog in om onze vacatures te vervullen, maar dit blijft voor de komende tijd wel een aandachtspunt om er ook voor te zorgen dat we niet steeds meer afhankelijk worden van externe inhuur waarmee ook de kennis in eigen huis verdwijnt.
We hebben grote stappen gemaakt in het tijd en plaatsonafhankelijk (thuis) werken en dus ook het digitaal werken en digitaal overleggen. We hebben gekozen voor een vorm van hybride werken waarbij er een goede balans is tussen werken op de kantoorwerkplek en de thuiswerkplek en een goede balans tussen digitaal overleggen en fysiek overleggen. We gaan het gemeentehuis aanpassen zodat het hybride werken goed wordt ondersteund en dat het gebouw aansluit bij de verdere organisatieontwikkeling.
Toezicht en verantwoording.
Decentralisatie van wetgeving legt een grotere belasting en verantwoordelijkheid op onze bedrijfsvoering. Het blijven voldoen aan de steeds zwaarder wordende eisen van een goede bedrijfsvoering blijft een forse uitdaging. Op verschillende onderwerpen zoals inkoop en aanbesteding, privacy en informatiebeveiliging, rechtmatigheidsverantwoording hebben we ook te maken met een toename van complexiteit en verzwaring van eisen. Eisen die ook regelmatig wijzigen.
Regelmatig monitoren en genereren van managementinformatie en sturingsinformatie krijgt steeds meer aandacht. De participatie van de samenleving betekent extra inzet en begeleiding van processen. Denk hierbij ook aan de invloed en het gebruik van sociale media. Het groeiend takenpakket vergt meer afstemming, ook regionaal. De overhead neemt dus toe.
Meer in control betekent ook dat we planningen halen en bij extra opdrachten tijdig de gevolgen voor de planning in beeld brengen en herprioriteren. Het blijft ieder jaar weer een uitdaging om vastgestelde planningen te halen en daarnaast de niet geplande werkzaamheden op te pakken. Dit vergt veel van de flexibiliteit.
Onze toezichthouder, de provincie Overijssel, beoordeelt jaarlijks op een aantal indicatoren onze bedrijfsvoering. De afgelopen jaren heeft de provincie ons op alle indicatoren ‘groen’ beoordeeld. We zijn hierin redelijk uniek in Overijssel. Uiteraard proberen we deze lijn vast te houden.
Samenwerking
Wij blijven de houding aannemen ‘lokaal wat kan en regionaal wat moet’. We blijven geloven in de kracht van de lokale uitvoering. Daarnaast sluiten we de ogen zeker niet voor de mogelijkheden van samenwerking. We zoeken de samenwerking wanneer we het zelf niet kunnen en/of wanneer het kosten bespaart en wanneer kwaliteit en kwetsbaarheid in het gedrang komen. Verder nemen we actief deel aan tal van regionale (afstemmings-)overleggen, waarbij we blijvend kritisch zijn op nut en noodzaak ervan.
Fraude, misbruik en oneigenlijk gebruik
De aandacht voor het thema fraude en integriteit neemt de laatste jaren steeds verder toe, onder andere vanuit de beroepsgroep van accountants (NBA). Het zorgt ervoor dat organisaties steeds vaker gevraagd wordt transparant te zijn in de visie, het beleid en het toezicht op het integer handelen in alle geledingen van de organisatie. Dat gaat dus niet alleen over fraude, maar ook over misbruik en oneigenlijk gebruik, het hanteren van gedragscodes en de naleving van andere regelgeving.
Ieder jaar wordt een jaarverslag integriteit opgesteld. Hierin wordt verantwoording gegeven van de uitgevoerde acties. Ook in 2024 is op verschillende wijze aandacht besteed aan dit thema. Er is een externe vertrouwenspersoon integriteit en ongewenst gedrag. Ook zijn er 3 interne contactpersonen. Bij de nieuwe medewerkers is de ambtseed/belofte afgenomen. Deze ceremonie draagt bij aan de bewustwording van de bijzondere positie die een ambtenaar heeft.
Concerncontrol maakt bij het opstellen van het jaarlijkse audit plan zelf een inschatting van de frauderisico’s binnen de organisatie en vormt zich een beeld van de maatregelen van interne beheersing die onze organisatie heeft getroffen om mogelijke fraudes te voorkomen en te toetsen of deze maatregelen effectief zijn. Enkele jaren geleden is door een externe deskundige een fraudepreventieonderzoek uitgevoerd wat heeft geleid tot verbetervoorstellen die inmiddels in uitvoering zijn. Er is een update van dit onderzoek uitgevoerd door een frauderisico-analyse van de meest kwetsbare processen. Voor fraude is deze gangbare definitie gebruikt: een opzettelijke handeling door een of meer leden van het management, met governance belaste personen, werknemers of derden, waarbij gebruik wordt gemaakt van misleiding teneinde een onrechtmatig of onwettig voordeel te verkrijgen. Op basis van gesprekken met het verantwoordelijke management en vooral bij de proceseigenaren van processen met een frauderisico is nagevraagd of fraudes zijn geconstateerd, wat niet het geval is geweest.
De komende periode zullen we de zichtbaarheid van deze analyse en de hieruit voortvloeiende maatregelen in de organisatie en op bestuurlijk niveau verder vorm gaan geven. Dit wordt uitgewerkt in het jaarlijkse auditplan.