Artikel 14
De paragraaf over de bedrijfsvoering geeft inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens.
De strategische visie geeft richting aan de bedrijfsvoering. Het koersdocument organisatieontwikkeling is een meer concrete doorvertaling van de ontwikkelkoers. In het organisatiebesluit zijn de structuur, de bevoegdheden en verantwoordelijkheden vastgelegd.
Het mandaatbesluit regelt de mandatering van (college) bevoegdheden naar medewerkers.
Sinds 2017 werkt de organisatie in de huidige structuur. Een platte structuur met minder leidinggevenden ondersteunt de gewenste eigen verantwoordelijkheid van medewerkers. Na een evaluatie wordt het werken binnen de huidige structuur de komende jaren verder geoptimaliseerd. Er is extra aandacht voor de rol van de teammanagers en er wordt gewerkt vanuit een meer duidelijk kader door het beter neerzetten van de kernwaarden van onze organisatie. De nadruk blijft liggen op een platte organisatiestructuur en verantwoordelijkheid c.q. eigenaarschap bij medewerkers.
De ontwikkelkoers wordt herijkt, waarbij de richting niet wijzigt
Het strategisch personeelsbeleid 2021 tot 2025 is vastgesteld. De activiteiten die hierin zijn opgenomen moeten ons als werkgever goed blijven positioneren op de complexe arbeidsmarkt. Daarnaast wordt ingezet op flexibiliteit, mobiliteit en vitaliteit. We willen hiermee niet alleen een aantrekkelijke werkgever blijven maar ook de talenten van ons personeel optimaal benutten. Onderwerpen die passen bij een moderne werkgever.
Wij hopen van harte dat de lijn van het onder controle krijgen van de gevolgen van het Coronavirus zich in positieve zin doorzet. Sinds maart 2020 hebben de maatregelen grote invloed gehad op onze organisatie. Er is een groot beroep gedaan op de flexibiliteit en het uithoudingsvermogen. Terug naar een weer meer normale en constante situatie is wat we willen en ook verwachten. De maatregelen in verband met het Coronavirus hebben een paar organisatieontwikkelingen in een stroomversnelling gebracht. We hebben grote stappen gemaakt in het tijd en plaatsonafhankelijk (thuis) werken en dus ook het digitaal werken en digitaal overleggen. De investering die we versneld hebben moeten doen willen we niet verloren laten gaan. We gaan voor een vorm van hybride werken waarbij er een goede balans gezocht moet worden tussen werken op de kantoorwerkplek en de thuiswerkplek en een goede balans tussen digitaal overleggen en fysiek overleggen.
Toezicht en verantwoording
Decentralisatie van wetgeving legt een grotere belasting en verantwoordelijkheid op onze bedrijfsvoering. Het blijven voldoen aan de steeds zwaarder wordende eisen van een goede bedrijfsvoering blijft een forse uitdaging. Op verschillende onderwerpen zoals inkoop en aanbesteding, privacy en informatiebeveiliging hebben we ook te maken met een toename van complexiteit en verzwaring van eisen. Eisen die ook regelmatig wijzigen.
Regelmatig monitoren en genereren van managementinformatie en sturingsinformatie krijgt steeds meer aandacht. De participatie van de samenleving betekent extra inzet en begeleiding van processen. Denk hierbij ook aan de invloed en het gebruik van sociale media.
Het groeiend takenpakket vergt meer afstemming, ook regionaal. De overhead neemt dus toe.
Meer in control betekent ook dat we planningen halen en bij extra opdrachten tijdig de gevolgen voor de planning in beeld brengen en herprioriteren. Het blijft ieder jaar weer een uitdaging om vastgestelde planningen te halen en daarnaast de niet geplande werkzaamheden op te pakken. Dit vergt veel van de flexibiliteit.
Onze toezichthouder, de provincie Overijssel, beoordeelt jaarlijks op een aantal indicatoren onze bedrijfsvoering. De afgelopen jaren heeft de provincie ons op alle indicatoren ‘groen’ beoordeeld. We zijn hierin redelijk uniek in Overijssel. Uiteraard proberen we deze lijn vast te houden.
Met ingang van de jaarrekening 2023 zal het college zelf verantwoording afleggen over de rechtmatigheid van het gevoerde bestuur. De accountant beperkt zich dan tot een oordeel over de getrouwheid. De voorbereidingen hiervoor zijn inmiddels in volle gang.
Samenwerking
Wij blijven de houding aannemen ‘lokaal wat kan en regionaal wat moet’. We blijven geloven in de kracht van de lokale uitvoering. Daarnaast sluiten we de ogen zeker niet voor de mogelijkheden van samenwerking. We zoeken de samenwerking wanneer we het zelf niet kunnen en/of wanneer het kosten bespaart en wanneer kwaliteit en kwetsbaarheid in het gedrang komen. Verder nemen we actief deel aan tal van regionale (afstemmings-)overleggen, waarbij we blijvend kritisch zijn op nut en noodzaak ervan.
Fraude, misbruik en oneigenlijk gebruik
De aandacht voor het thema fraude en integriteit neemt de laatste jaren steeds verder toe, onder andere vanuit de beroepsgroep van accountants (NBA). Het zorgt ervoor dat organisaties steeds vaker gevraagd wordt transparant te zijn in de visie, het beleid en het toezicht op het integer handelen in alle geledingen van de organisatie. Dat gaat dus niet alleen over fraude, maar ook over misbruik en oneigenlijk gebruik, het hanteren van gedragscodes en de naleving van andere regelgeving.
Ieder jaar wordt een jaarverslag integriteit opgesteld. Hierin wordt verantwoording gegeven van de uitgevoerde acties. Er is een externe vertrouwenspersoon integriteit en ongewenst gedrag. Ook zijn er 3 interne contactpersonen. In 2022 hebben enkele wisselingen plaatsgevonden in de interne contactpersonen integriteit. In 2022 is er zowel een inhaalslag geweest voor integriteitstrainingen van nieuwe medewerkers als reguliere training voor nieuwe medewerkers. Door corona had dit thema wat minder aandacht gehad. In 2023 zal een aanzet worden gegeven dit weer scherper bij alle medewerkers en leidinggevenden op het netvlies te krijgen. Bij de nieuwe medewerkers is de ambteed/belofte afgenomen. Deze ceremonie draagt bij aan de bewustwording van de bijzondere positie die een ambtenaar heeft.
De aanpak van ondermijnende criminaliteit is als prioriteit opgenomen in het Integrale Veiligheidsbeleid van maart 2021 en het Uitvoeringsprogramma Integrale Veiligheid 2022-2023. Eind 2021 is door het Regionaal Informatie- en Expertise Centrum (RIEC) een weerbaarheidsscan uitgevoerd in opdracht van de gemeente. Doel van deze scan is om de (interne) weerbaarheid van de gemeentelijke organisatie in het kader van ondermijning te analyseren. Uit de scan zijn een aantal verbeterpunten en aanbevelingen naar voren gekomen om ondermijnende criminaliteit meer te voorkomen binnen Rijssen-Holten. In het Uitvoeringsprogramma Integrale Veiligheid is bepaald dat deze aanbevelingen zo veel mogelijk overgenomen en geïmplementeerd zullen worden. Daarvoor is een uitvoeringsplan opgesteld voor het resterende deel van 2022 en het jaar 2023. Activiteiten die we onder andere in dat kader hebben uitgevoerd zijn: ondermijningsdag (bewustwording organisatie), aansluiting Meld Misdaad Anoniem door de gemeente Rijssen-Holten, Multidisciplinaire controles, analyse in het buitengebied en inzet bureaudrugszaken (bewustwording inwoners en derden).
Concerncontrol maakt bij het opstellen van het jaarlijkse audit plan zelf een inschatting van de frauderisico’s binnen de organisatie en vormt zich een beeld van de maatregelen van interne beheersing die onze organisatie heeft getroffen om mogelijke fraudes te voorkomen en te toetsen of deze maatregelen effectief zijn. Enkele jaren is door een externe deskundige een fraudepreventieonderzoek uitgevoerd wat heeft geleid tot verbetervoorstellen die inmiddels in uitvoering zijn. Voor fraude is deze gangbare definitie gebruikt: een opzettelijke handeling door een of meer leden van het management, met governance belaste personen, werknemers of derden, waarbij gebruik wordt gemaakt van misleiding teneinde een onrechtmatig of onwettig voordeel te verkrijgen. Op basis van gesprekken met het verantwoordelijke management en vooral bij de proceseigenaren van processen met een frauderisico is nagevraagd of fraudes zijn geconstateerd, wat niet het geval is geweest.
In lijn met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording, waar het thema misbruik & oneigenlijk gebruik een van de beoordelingscriteria is, zullen we de komende periode de zichtbaarheid van deze analyse en de hieruit voortvloeiende maatregelen in de organisatie en op bestuurlijk niveau verder vorm gaan geven. Dit wordt uitgewerkt in het jaarlijkse auditplan.
Aanpassingen in de primaire begroting
Bij de migratie naar een nieuw financieel systeem zijn er bedragen van de begroting verschoven tussen de raadprogramma’s.
De primaire begroting 2022 zoals deze door de raad in de zomer van 2021 is vastgesteld is toentertijd opgenomen in ons toenmalige financiële systeem FMS. Vervolgens is in het afgelopen jaar (2022) een nieuw financieel systeem middels een Europese aanbesteding ingekocht en geïmplementeerd binnen onze organisatie. Na deze technische implementatie is vervolgens de begroting overgezet van het FMS-systeem naar het nieuwe systeem (SAP-systeem).
Bij deze overzetting zijn een aantal bedragen van de primaire begroting samengevoegd en andere juist gesplitst. Deels is dit gebeurd omdat het technisch niet anders kon (het ene systeem werkt anders dan het andere) en deels omdat dat functioneler is. Door deze aanpassing zijn er bedragen van begrote lasten en baten verschoven tussen de raadsprogramma’s, wat heeft veroorzaakt dat de primaire begroting zoals deze in SAP staat (het nieuwe financiële systeem) deels afwijken van de bedragen per programma zoals deze in het door de raad vastgestelde boekwerk staan van de begroting 2022.
In onderstaand overzicht zijn de verschuivingen weergegeven. Deze verschillen zijn tijdens het jaarwerk 2022 naar voren gekomen en zijn in samenspraak met de accountant zichtbaar gemaakt en vastgelegd.
| Programma | Omschrijving | Som van Bedrag lasten | Som van Bedrag baten |
| 1.01 | Inwoners, Organisatie, Bestuur | € 164.700 | € 41.300 |
| 1.02 | Jongeren en Onderwijs | € 1.000 | € - |
| 1.03 | Samen Zorgen | € 263.900 | € - |
| 1.04 | Cultuur en Sport | € -406.600 | € 17.600 |
| 1.05 | Ondernemen en Werk | € 44.000 | € - |
| 1.06 | Wonen, Recreëren en Veiligheid | € -125.100 | € -18.800 |
| 1.07 | Wijken | € 2.500 | € 1.200 |
| 1.15 | Algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien | € 602.800 | € -41.300 |
| 1.20 | Indirecte producten | € -547.200 | € - |
| Eindtotaal | € 0 | € 0 |